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Vos réunions ne servent à rien

Selon les études récentes, les salariés passeraient en moyenne 24 jours par an en réunion. C’est encore pire pour les cadres, car ils y passeraient plus de 3 heures par jour, ce qui fait la bagatelle de 16 années entières sur toute une carrière professionnelle !!

C’était quand votre dernière réunion réellement efficace ? Combien de temps cette semaine avez-vous encore passé en réunion ?

Faut-il pour autant dire adieu aux réunions ? Absolument pas, vous allez simplement vous adapter notamment aux jeunes générations pour qui le travail en équipe est primordial (cf article intergénération)

1/ PAS DE TELEPHONE !!

S’il est une règle indispensable, c’est bien celle du téléphone. Bannissez le !!, même si certains vont prétexter un coup de fil important, positionnez une boite à l’entrée pour que chacun y dépose son jouet préféré.

2/ Nombre de personnes

Plus le nombre de personnes en réunion est important et plus le risque est grand de n’aboutir à rien de constructif pour la bonne et simple raison qu’une réunion ne peut être efficace que si chacun des membres présents s’est personnellement impliqué et a effectué un travail personnel avant cette réunion. Donnez-leur un maximum d’éléments et demandez-leur de préparer activement la réunion. N’invitez que les personnes directement impliquées et tant pis pour la susceptibilité des autres.

 

 

3/ Ordre du jour ou objectif ?

Vous avez l’habitude de faire la même réunion hebdomadaire à la même heure, sans même avoir besoin de définir l’objectif, vous faites une erreur magistrale.

Un ordre du jour n’est pas un objectif. Rappelez toujours et notez sur une partie visible de chacun quel est ou quels sont les objectifs précis de cette réunion. Vous éviterez toutes les digressions ou vous pourrez recentrer les discussions parasites. L’objectif doit être précis, doit intégrer un verbe d’action et doit bien sur être atteignable.

 

4/ Le temps

1° règle de base : une réunion commence à l’heure et surtout finit à l’heure. Soyez vous-même présent au moins 5-10 minutes avant pour vous assurer que le matériel fonctionne. Vous n’avez pas résolu vos problèmes avant la fin, tant pis, ça veut dire que vous n’avez pas été efficace ou que l’objectif a été mal défini. Relisez le point précédent. Les autres arrivent en retard, tant pis pour eux, ce seront les mêmes qui vous feront terminer en retard.

Une règle très souvent vécue, c’est dans les 5 dernières minutes que les réunions sont les plus constructives alors ne négligez pas ce temps. Si vous voulez que les idées fusent, désignez un maitre du temps qui rappellera la fin imminente, vous verrez alors les langues se délier.

Pour les mêmes raisons, à quoi bon programmer des réunions de 4 heures, vu que c’est dans les 5 dernières minutes que vous aurez les meilleures réponses. Dans la mesure du possible, faites des réunions flash : entre 15 à 45 minutes. 45 minutes étant la durée maximale de temps de concentration. Au-delà, vous risquez de voir vos collaborateurs somnoler, regarder dans le vide, dessiner, penser aux problèmes personnels…

5/ Quand ?

Si vos réunions sont courtes, il n’y a pas vraiment d’importance. Évitez tout de même certains créneaux et assurez-vous de la disponibilité de vos collaborateurs.  Les créneaux 14h00-14h30 sont plus propices à la digestion, ou alors initiez-vous aux réunions dans la nature si le temps le permet, vous verrez que marchez au même rythme permet de resserrer naturellement la synchronisation entre les personnes. Évitez également les réunions juste avant la débauche, auquel cas vous observerez vos collaborateurs les yeux rivés sur la pendule.

 

6/ Le lieu :

Afin de faciliter la mise en situation de vos collaborateurs, adaptez les lieux. En fonction de l’objectif, soignez l’environnement.

Walt Disney faisait appel à 3 équipes distinctes pour définir et concrétiser ses projets. Chacune d’entre elle était disposée dans l’environnement propice aux ressources demandées :

  • La salle du rêve : une salle ouverte avec des couleurs gaies, du mobilier confortable, avec des crayons, des post-it, des kapla, à boire, à manger, des jeux… vous voulez que de nouvelles idées émergent, mettez la créativité de vos collaborateurs dans les conditions idéales
  • La salle du réalisateur : une salle moderne avec tous les outils informatiques pour permettre de mettre un plan en actions.
  • La salle du critique : une salle froide, impersonnelle pour permettre de remettre en cause les principales difficultés du projet, les freins, de lister les voies d’amélioration.

 

7/ Communication :

Qui parle en réunion ? Tout le monde doit s’exprimer. Celui qui ne parle pas n’a rien à faire à cet instant. Puisque vous avez déterminé que tous ceux qui étaient en réunion devaient y assister, chacun doit prendre la parole, donner son avis en gardant l’objectif de départ en ligne de mire. Prenez soin de faire intervenir les plus timides, ils ont souvent un avis plus affiné que les bavards qui réfléchissent en parlant. Pour autant ne lancez pas des débats, la règle d’or : une seule parole en même temps.

Valorisez la prise de parole de chacun, quelle que soit l’intervention. Une critique, à condition d’être formulée positivement vous fera avancer dans tous les cas. Prenez tout le feedback possible, si tout le monde est de votre avis, soit vous êtes génial et vous n’avez pas besoin de faire de réunion, soit personne n’ose vous contredire.

Prenez le temps d’analyser la communication non verbale : les gestes, les postures, le ton de la voix sont des informations encore plus expressives que les mots.

 

8/ Compte-rendu

Forcément vous devrez faire un compte rendu, envoyez le dans la ½ journée qui suit. Faites le pendant la réunion ou désignez quelqu’un pour le faire. Puisque vos réunions se sont raccourcies, faites-en de même pour vos comptes rendus. Ils ne se veulent pas exhaustifs mais doivent ressortir facilement les grandes lignes et toujours afficher l’objectif de départ.

Intégrez les actions spécifiques de chacun et sous quel délai.

Une astuce si vous voulez savoir qui lit vos comptes-rendus: glissez une erreur anodine, ceux qui le lisent attentivement vous le feront remarquer.

Si malgré ces conseils vous n’arrivez toujours pas à rendre vos réunions efficaces, consultez d’urgence. Les réunions sont la stigmatisation de la capacité d’adaptation d’une entreprise et de ses collaborateurs.

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